Muhasebe Programları Uyumlama

Programınızı değiştirmeden çalışıyoruz

Birçok işletme Nebim, Logo, Mikro, Sentez, Luca veya ETA gibi bir programla çalışıyor; satış, depo ve finans ekipleri de bu programa alışmış durumda. Program değiştirmek her zaman çözüm değildir. Önce mevcut düzeni inceliyor, hangi kaydı kimin, hangi programda girdiğini netleştiriyor ve muhasebe kayıtlarını o yapıya göre kuruyoruz. Program değişikliği ancak iş hacmi, e-belge ihtiyacı veya raporlama beklentisi bunu gerektiriyorsa gündeme gelir; o kararı da gerekçeleriyle birlikte veriyoruz.

Neleri uyumluyoruz?

Program değişikliği ve veri aktarımı nasıl ilerler?

1. Mevcut durum tespiti — Kullanılan program ve modüller, e-belgelerin GİB portalından mı yoksa hangi özel entegratör üzerinden mi düzenlendiği ve e-Defter düzeni incelenir.
2. Geçiş tarihinin seçilmesi — Mümkünse yıl başı veya bir ay sonu seçilir. Yıl içinde geçişte yevmiye madde numaralarının ve dönem kayıtlarının kesintisiz devam etmesi planlanır.
3. Hesap planı eşleştirme — Eski hesap kodlarının yeni programdaki karşılıkları tek bir tabloda belirlenir ve onayınıza sunulur.
4. Açılış bakiyeleri — Mizan bakiyeleri, açık cari kalemler, stok miktar ve maliyetleri, sabit kıymetlerin maliyet ve birikmiş amortisman bilgileri aktarılır.
5. Paralel kontrol — Bir dönem için eski ve yeni programdan alınan mizan, KDV, cari ve stok raporları karşılaştırılır; farklar kapatılmadan geçiş tamamlanmış sayılmaz.
6. Canlıya geçiş ve mutabakat — İlk dönem sonunda banka, cari ve stok mutabakatı yapılır; e-Defter oluşturulmadan önce kayıtlar yeniden kontrol edilir.

ERP, mağaza ve pazaryeri verisi muhasebeye nasıl akar?

Nebim gibi perakende ve ERP sistemlerinde mağaza satışları, iadeler, stok transferleri ve kasa kapanışları ayrıntılı olarak tutulur. Bu verinin muhasebeye belge bazında mı, günlük özet olarak mı aktarılacağını; ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) raporları, POS tahsilatları ve e-Arşiv faturalarla nasıl eşleşeceğini birlikte belirliyoruz. Pazaryerlerinden gelen satış ve hakediş raporlarında da komisyon, kargo ve iade kalemlerini ayrıştırıyor, banka hesabına yatan tutarla karşılaştırıyoruz. İnternetten satış yapan işletmelerin kuruluş ve vergi tarafı için E-Ticaret Şirket Kurulumu sayfamıza bakabilirsiniz.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter bağlantısı

e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge portalı veya işletmenizin çalıştığı özel entegratör üzerinden düzenlenir; bu belgelerin muhasebe programına eksiksiz ve mükerrer olmadan gelmesi gerekir. e-Defter tutan işletmelerde defter, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan uyumluluk onayı almış bir yazılımla oluşturulur. Beratı yüklenmiş bir dönemin kayıtlarında değişiklik yapmak ancak sınırlı durumlarda ve belirli usullerle mümkün olduğundan, aktarım ve kontrolleri dönem kapanmadan tamamlıyoruz. E-belge geçişleri ve zorunluluklar için E-Dönüşüm sayfamıza göz atabilirsiniz.

Kullanıcı yetkileri, dönem kilidi ve eski verilerin saklanması

Programın imkân verdiği ölçüde satış, depo, finans ve muhasebe kullanıcılarının yetkilerini ayırıyor, kapanan dönemlere sonradan kayıt girilmesini sınırlıyoruz. Program değişse de eski veriye erişim korunmalıdır: Vergi Usul Kanunu’na göre defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl; Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defter ve belgeler on yıl saklanır. Bu nedenle eski programın yedeğini ve temel raporlarını geçişten önce arşivliyoruz. Kontrol noktalarının işletme genelinde kurulması için Muhasebe Sistemi Kurulumu ve İç Denetim, geçiş sonrası aylık raporlar için Finansal Raporlama sayfalarımıza bakabilirsiniz.