Muhasebe Sistemi Kurulumu & İç Denetim

Muhasebe sistemi kurulumu neyi kapsar?

Kayıtların doğruluğu, belgelerin muhasebeye doğru zamanda ve doğru onayla ulaşmasına bağlıdır. Kurulum çalışmasında bu düzeni işinizin yapısına göre tasarlıyor ve yazılı hale getiriyoruz:

• Hesap planı: Tekdüzen Hesap Planı’na bağlı alt hesap yapısı, masraf merkezleri ve raporlama kırılımları.
• Belge akışı ve arşiv: Fatura, irsaliye, masraf belgesi ve sözleşmelerin kimden kime, hangi sürede ve hangi onayla ilerlediği; Vergi Usul Kanunu’nun beş, Türk Ticaret Kanunu’nun on yıllık saklama sürelerine uygun arşiv düzeni.
• Onay ve yetki matrisi: Satın alma, ödeme, iskonto, iade ve yeni cari hesap açılışında kimin hangi tutara kadar onay verdiği.
• Aylık kapanış takvimi: Mutabakat, tahakkuk ve dönem sonu kayıtlarının hangi gün tamamlanacağı; beyan son günleriyle uyumlu bir sıra (Mali Takvim).
• Mutabakat ve kasa kontrolleri: Cari, banka ve stok mutabakatları; kasa sayımı ve sayım tutanakları.

Muhasebe sistemlerini kurmak ve geliştirmek, 3568 sayılı Kanun’da serbest muhasebeci mali müşavirlerin mesleki faaliyet alanı içinde sayılır.

Hesap planı ve masraf merkezleri

Bilanço esasına göre defter tutan işletmeler, kural olarak Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile belirlenen Tekdüzen Hesap Planı’nı kullanır. Ana hesaplar herkes için aynıdır; fark, alt hesapların nasıl kurulduğunda ortaya çıkar. Örneğin 102 Bankalar altında her banka hesabını, 120 Alıcılar altında müşteri gruplarını, 153 Ticari Mallar altında ürün gruplarını ayrı izlemek, ay sonunda “bu rakam nereden geldi?” sorusunun cevabını kısaltır.

Maliyet hesapları için 7/A (fonksiyon esasına göre) ve 7/B (çeşit esasına göre) olmak üzere iki seçenek vardır. Üretim ve hizmet işletmelerinde önceki yılın aktif toplamı veya net satışları her yıl güncellenen hadleri aşarsa 7/A seçeneği zorunludur; ticaret işletmeleri iki seçenekten birini tercih edebilir. Şube, proje, departman veya satış kanalı bazında kârlılık görmek istiyorsanız masraf merkezlerini de bu aşamada tanımlarız.

İç kontrol: görevler ayrı, onaylar yazılı

İç kontrolün temeli görevler ayrılığıdır: ödeme talimatını hazırlayan ile onaylayan, kasayı tutan ile kasa kaydını yapan kişi aynı olmamalıdır. Birkaç kişilik ekiplerde bu her zaman mümkün olmaz; o durumda ortağın banka hareketlerini haftalık gözden geçirmesi veya belirli tutarın üzerindeki ödemelerde ikinci onay aranması gibi telafi edici kontroller tanımlarız. İç onay limitlerini, ticaret sicilinde tescilli temsil ve imza yetkileriyle çelişmeyecek şekilde kurarız.

Kayıtlardaki kasa bakiyesinin fiilî nakitle örtüşmemesi hem bir kontrol zaafıdır hem de vergi incelemelerinde dikkat çeken bir konudur. Kasa sayımlarını tutanağa bağlıyor; mal ve hizmet bedellerine ilişkin olup mevzuatın belirlediği tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin banka, benzeri finans kurumları veya PTT aracılığıyla yapılmasını, ortaklarla olan para hareketlerinin de cari hesapta izlenmesini takip ediyoruz.

Muhasebe ve finans denetimi düzenini kurmak, anonim şirkette yönetim kurulunun (TTK m.375), limited şirkette müdürlerin (TTK m.625) devredilemez görevleri arasındadır.

Çalışma adımlarımız

1. Ön inceleme — Mevcut hesap planınızı, belge akışınızı, kullanıcı yetkilerini ve son dönem mizanınızı inceler; aksayan noktaları sizinle birlikte listeleriz.
2. Tasarım — Hesap planı, masraf merkezleri, onay matrisi ve kapanış takvimini yazılı bir muhasebe el kitabında toplarız.
3. Kurulum — Hesap kodları, masraf merkezleri ve kullanıcı yetkileri programınızda tanımlanır; açılış bakiyeleri kontrol edilir, ekibiniz bilgilendirilir.
4. İlk kapanışlar — İlk ayların kapanışını birlikte yapar, mutabakat farklarını çözer ve el kitabını uygulamaya göre güncelleriz.
5. Dönemsel iç denetim — Belirlenen aralıklarla belge örneklemi üzerinden onayları, mutabakatları, kasa ve stok sayımlarını kontrol ederiz. Bulgular risk derecesi, öneri, sorumlu ve hedef tarihle yazılı rapora dönüşür; bir sonraki ziyarette takip edilir.

İç denetim ile bağımsız denetim arasındaki fark

Bağımsız denetim; Türk Ticaret Kanunu uyarınca Cumhurbaşkanı Kararı ile belirlenen aktif toplamı, net satış hasılatı ve çalışan sayısı ölçütlerine göre denetime tabi olan şirketler ile kararda sayılan diğer şirketler için zorunludur ve yalnızca Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu (KGK) tarafından yetkilendirilmiş bağımsız denetçi ve bağımsız denetim kuruluşlarınca yapılır. Vergi mevzuatındaki tasdik işlemleri ise yeminli mali müşavirlerin görev alanındadır. Bu hizmet kapsamında bağımsız denetim veya tasdik yapmıyoruz; iç denetim raporumuz bu raporların yerine geçmez ve bir usulsüzlük soruşturması niteliği taşımaz. Bağımsız denetime tabi şirketlerde düzenli işleyen bir iç kontrol yapısı, denetçinin istediği belge ve mutabakatların hazır olmasını sağlar.

Yönetim raporlaması

Doğru kurulmuş hesap planı ve masraf merkezleri aylık yönetim raporunu doğrudan besler: şube veya kanal bazında kârlılık, gider kırılımı, vadesi geçen alacaklar ve nakit durumu her ay aynı formatta karşınıza gelir. Rapor ve bütçe tarafını Finansal Raporlama & Bütçe, günlük kayıt ve beyan tarafını Muhasebe & Defter Tutma, programınızın ayarlarını ve entegrasyonlarını ise Muhasebe Programları Uyumlama hizmetimizle birlikte yürütüyoruz.